Stands para IFEMA Madrid: normativa técnica y claves de montaje 

IFEMA Madrid es el mayor recinto ferial de España y, para muchos expositores, el primer sitio donde se topan con un reglamento técnico de verdad. Las reglas del recinto no son un trámite que se resuelve al final del proyecto: condicionan la altura, la estructura, el suelo y hasta la forma de las paredes mucho antes de que exista un plano definitivo. 

El error más frecuente es buscar “la normativa de IFEMA” esperando un número único: una altura máxima, una carga de suelo, un plazo. Ese número no existe. Hay un marco general del recinto, hay una guía propia de cada certamen que puede ser más estricta, y hay un pabellón concreto con sus estructuras, sus instalaciones y sus cargas admisibles. Si no sabes en qué nave vas a exponer, estás diseñando a ciegas. 

Dos documentos, no uno

Todo lo que sigue se ordena a partir de una distinción que conviene interiorizar desde el primer día: el reglamento del recinto y la guía de la feria contratada son documentos distintos, y los dos se aplican a la vez.

El reglamento transversal del recinto Feria de Madrid son las Normas de Participación para Expositores de Ferias de Organización Externa. Ese documento fija el marco: alturas por zona, condiciones de suelos y estructuras, procedimiento de colgado, seguridad, materiales y accesos. Sobre él, la guía específica de cada feria puede imponer alturas, plazos, formatos de planos y operativas más restrictivas.

Hay además un matiz de responsabilidades que sorprende a quien expone por primera vez: la autorización técnica ordinaria del montaje corresponde al organizador de la feria, no al recinto. IFEMA publica y hace cumplir el marco, pero quien aprueba tu proyecto en el circuito ordinario es el organizador del certamen.

Un apunte de vigencia: la edición del reglamento que circula con más frecuencia es la de 2021. Las normativas de recinto se actualizan, así que antes de cerrar un diseño verifica siempre la versión vigente junto con la guía de tu feria.

Alturas: por qué no hay una sola respuesta

Este es el punto donde más proyectos se rehacen. El reglamento no fija una altura única para todo el recinto: fija límites por zona, y en el resto de las áreas remite a lo que permita la nave.

Ese margen libre mínimo de 50 cm es la clave de lectura. Significa que la altura utilizable no la decide el diseño, la decide lo que haya sobre tu parcela: vigas, conductos, luminarias, rociadores. Dos parcelas de la misma superficie en pabellones distintos pueden admitir alturas diferentes, y por eso el plano de implantación es un dato de proyecto, no un detalle logístico.

A esto se suman los límites del certamen. IFEMA publica guías de ferias concretas con reglas propias: la de Expodental, por ejemplo, fija 4 m en línea perimetral y contempla elementos hasta 6 m con un retranqueo de 1 m; MOMAD publica sus propios límites. Son reglas de esos certámenes, no de todo IFEMA. Aplicarlas a otra feria es exactamente el tipo de error que obliga a rediseñar con el calendario encima.

Suelos, tarimas y estructuras

Aquí aparecen las cotas más específicas del reglamento, y también las que menos se publican en el sector.

La regla de las perforaciones merece una explicación, porque casi nadie la menciona y sin contexto parece caprichosa: esos orificios están vinculados a la detección y la extinción de incendios. Un volumen cerrado sin ventilación es un punto ciego para los sistemas del pabellón. Si tu diseño incluye torres, podios macizos o dobles paredes, hay que resolverlo en el despiece, no improvisarlo con un taladro durante el montaje.

La responsabilidad de la estabilidad estructural del stand recae sobre el expositor. Es el argumento más sólido a favor de trabajar con un proyecto firmado: un sistema modular estándar repite una configuración ya probada, mientras que un stand a medida convierte cada una de estas reglas —altura de la nave, carga del suelo, accesibilidad de la tarima, ventilación de los volúmenes— en una decisión de diseño tomada a tiempo y documentada.

Colgado y rigging

En los pabellones, colgar elementos desde la cubierta es posible, pero solo por el procedimiento del recinto y con el formulario «Solicitud de Autorización para colgar estructuras / rigging». La carga, las posiciones, los puntos disponibles y la compatibilidad con la cubierta se validan caso por caso con IFEMA. No hay una tabla universal que puedas dar por buena al dibujar.

Y hay un dato operativo que conviene conocer antes de enamorarse de un diseño: en el Centro de Convenciones no está permitido colgar elementos de expositores. Si expones en ese espacio, todo lo que habitualmente se resolvería colgando —cartelería aérea, anillos, truss de iluminación— tiene que apoyarse en el suelo o integrarse en la propia estructura del stand. Es una restricción que cambia el concepto entero, no un detalle de producción.

Qué hay que presentar, y a quién

La documentación es donde se pierden más días de calendario. Conviene tenerla mapeada desde el arranque del proyecto.

• La autorización técnica ordinaria del montaje la concede el organizador de la feria.
• IFEMA puede exigir que un montaje de cierta entidad esté firmado por técnico competente y visado por el colegio profesional.
• Antes de iniciar el montaje, las empresas que trabajen por cuenta del expositor deben presentar el formulario de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales. Sin esa presentación no se pueden iniciar los trabajos. Es el requisito que con más frecuencia deja a un equipo parado en la puerta.
• Los trabajos en caliente —corte, soldadura, llama o equipos que generen calor— requieren solicitud y autorización previa específica.
• Rigging, doble planta, estructuras suspendidas, maquinaria, efectos especiales, cocina o actividades no convencionales exigen documentación técnica adicional.

Ninguno de estos trámites es complicado por sí mismo. Lo que los vuelve críticos es que dependen de terceros —un técnico que firma, un colegio que visa, un organizador que aprueba— y esos tiempos no se comprimen. Por eso estos trámites encajan en la planificación general del proyecto y no en la semana del montaje.

Seguridad y materiales

Durante montaje y desmontaje son obligatorios en todas las áreas de exposición casco, chaleco de alta visibilidad y calzado de seguridad. Las máquinas y herramientas deben llevar marcado CE, parada de emergencia y protecciones.

En reacción al fuego, las exigencias son concretas y conviene pedir los certificados a los proveedores al encargar el material, no al recibirlo:

Se prohíben los materiales fácilmente combustibles: paja, serrín, virutas, turba y hojas secas. Y hay una obligación que el diseño debe respetar desde el primer boceto: bocas de incendio equipadas, hidrantes, extintores, alarmas, salidas de emergencia y señalización tienen que quedar accesibles y visibles. Si el stand oculta señalización existente, hay que reponerla con señalética homologada.

Carga, descarga y servicios oficiales

Los accesos, las puertas y las franjas horarias los indican IFEMA y el organizador para cada evento, igual que los periodos de montaje y desmontaje, que se fijan en el contrato entre el recinto y el organizador y se publican en el manual particular de la feria.

Una condición que afecta directamente a la logística: el ingreso de vehículos al interior de los pabellones se limita a la descarga. No pueden permanecer estacionados dentro de la nave ni en las zonas adyacentes, así que la operación hay que planificarla por bultos y turnos, no dejando el camión aparcado junto al stand.

El recinto centraliza buena parte de los servicios por catálogo: suministro e instalaciones eléctricas, rigging, restauración homologada, seguridad, limpieza, logística y gestión de embalajes. Dos matices que suelen malinterpretarse: la vigilancia general del recinto no equivale a vigilancia exclusiva de tu stand, y el catering en stand está sujeto a las condiciones del recinto —en ciertos espacios solo puede prestarlo un proveedor homologado.

Antes de dibujar

Si vas a exponer en IFEMA, hay tres datos que conviene tener sobre la mesa antes de la primera propuesta de diseño: el pabellón y la posición asignados, la guía técnica del certamen y la carga de suelo de esa sala concreta. Con eso, el resto del proyecto se ordena solo.

Para encajar estos requisitos en el calendario, revisa los plazos de un proyecto y qué define el alcance del stand. Cuando llegue la semana de obra, el paso siguiente es qué revisar antes de la apertura. Y si estás comparando proveedores, merece la pena entender qué distingue a un constructor con experiencia en el recinto, porque buena parte de lo que acabas de leer se resuelve con oficio y no con catálogo. El otro gran recinto español, Fira de Barcelona, funciona con una lógica normativa distinta: lo tratamos en stands para Fira de Barcelona.

Preguntas frecuentes

¿Qué altura máxima puede tener un stand en IFEMA Madrid?

No hay una altura única. Son 4 m en los núcleos de conexión entre pabellones, en los laterales de acceso de los pabellones 9 y 10, en los laterales y el fondo de los pabellones 12 y 14.0, y en el Centro de Convenciones Norte. En el resto, la limitan las estructuras e instalaciones, con un margen libre mínimo de 50 cm.

¿Se puede hacer rigging en IFEMA?

En los pabellones sí, mediante el procedimiento del recinto y su formulario de solicitud de autorización para colgar estructuras. La carga, las posiciones y la compatibilidad con la cubierta se validan caso por caso. En el Centro de Convenciones no está permitido colgar elementos de expositores, así que todo debe apoyarse en el suelo.

¿Qué documentación hay que presentar para montar un stand en IFEMA?

La autorización técnica ordinaria del montaje la concede el organizador de la feria. Antes de empezar, las empresas que trabajen por cuenta del expositor deben presentar el formulario de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales: sin esa presentación no se pueden iniciar los trabajos.

¿Qué equipos de protección son obligatorios en el montaje en IFEMA?

Durante el montaje y el desmontaje son obligatorios el casco, el chaleco de alta visibilidad y el calzado de seguridad en todas las áreas de exposición. Las máquinas y herramientas deben contar con marcado CE, parada de emergencia y protecciones en condiciones de uso.

¿Qué clase de reacción al fuego deben tener los materiales?

Los pavimentos del stand deben ser clase Efl, las paredes y los techos C-s2,d0, y los textiles suspendidos como telones y cortinas clase 1 según UNE-EN 13773:2003. Conviene pedir los certificados al proveedor en el momento del encargo, porque pueden solicitarse durante la inspección.